Управление важными документами и сортировка бумажного беспорядка может быть сложной задачей. Поэтому крайне важно создать функциональную систему организации домашнего архива, которую вы действительно будете использовать. Создание простой системы бумажного архива является ключевым моментом и должно учитывать все различные типы документов, которые у вас есть. Кроме того, вам нужно следить за тем, чтобы избавляться от ненужных бумаг, чтобы оптимизировать хранение.
Этот проект по организации документов поможет вам с первоначальной настройкой вашей домашней системы хранения документов. Шаги просты в выполнении, хотя время, которое вы потратите на это, может значительно варьироваться в зависимости от того, сколько документов вам нужно отсортировать и организовать. Приложив первоначальные усилия, вы в конечном итоге получите систему хранения документов, которая будет работать для вас без проблем.
Ниже вы узнаете, как организовать документы для долгосрочного решения проблемы бумажного хранения в вашем доме.
Изготовитель этикеток или письменные принадлежности
Материалы
Папки с файлами
Картотечный шкаф, картотека или другое место для хранения папок с файлами
Огнестойкий ящик или сейф (опционально)
Подшивка (необязательно)
Лоток для входящих сообщений (опционально)
инструкции
Соберите все свои документы в одном месте
Первый шаг к быстрому избавлению от бумаг — собрать все ваши бумаги в одном месте, чтобы вы могли их рассортировать. Помимо изъятия бумаг из очевидных мест, таких как ящики стола и картотечные шкафы, проведите уборку по всему дому, чтобы убедиться, что вы учли все, даже старые бумаги, с которыми вы никогда не имели дела.
Проверьте общие места, где может скапливаться бумага, например, кухонный стол или рабочая сумка. Соберите все в одном месте, где у вас будет много места для разложения. Сортировка бумаг на полу или на большом столе может быть эффективной.
Homey Zen / Margot Cavin
Разделите свои документы на 5 категорий
Теперь пришло время отсортировать все ваши документы. Организуйте многолетнюю бумажную работу, поместив каждый документ в одну из этих пяти категорий: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Вот что нужно положить в каждый раздел:
Действие: Это бумаги, по которым вам нужно предпринять действие, а затем выбросить. Не путайте их с документами, которые относятся к категории «Домашние». Документы по домашним хозяйствам хранятся постоянно; файлы действий используются один раз, а затем выбрасываются. Примерами могут служить приглашения, парковочные талоны, напоминания о встречах, домашние задания и счета.
Архив: эта категория включает документы, которые вам нужно сохранить, но на которые не нужно ссылаться чаще одного-двух раз в год. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи, академические записи, акты, договоры аренды, гарантии и контракты.
Домашнее хозяйство: Это бумаги, которые вы используете для поддержания вашего дома (и жизни). Примерами могут служить купоны, рецепты, руководства пользователя, налоговые квитанции за этот год и документы для предстоящей поездки.
Переработка : Это бумаги, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержат персональной информации. Примерами могут служить ненужная почта, конверты от бумажной почты, газеты, журналы, старые домашние задания, которые вам не нужны, и использованные конверты.
Уничтожение: в эту категорию входят бумаги, такие как бумажная почта, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную идентификационную информацию, включая предложения кредитных карт, старые банковские выписки и счета.
Homey Zen / Margot Cavin
Удалите ненужные документы
Теперь, когда вы разделили свои документы на пять категорий, вы можете освободить немного места, выбросив ненужные вам бумаги. Сначала выньте стопку для переработки, так как это должно быть легко и просто сводится к тому, чтобы вы выбросили ее в мусорный контейнер. Затем уничтожьте конфиденциальные документы, от которых вы избавляетесь. Если у вас нет уничтожителя, вы можете избавиться от бумажного беспорядка, посетив местный копировальный аппарат или почтовые магазины, чтобы измельчить их в магазине. Когда вы закончите, у вас должны остаться только те бумаги, которые вам нужно подшить, лежащие перед вами.
Homey Zen / Margot Cavin
Организуйте архивный файл
Сначала займитесь архивной стопкой документов. Эта стопка может включать очень важные документы, такие как ваш паспорт или карточка социального страхования. Поэтому идеально будет положить эти бумаги в огнестойкую коробку или сейф, чтобы защитить их.
Разделите свою архивную стопку на подкатегории для более эффективной организации, например, академические, автомобильные, трудовые, финансовые, медицинские, страховые, личные идентификационные документы и документы по недвижимости. Используйте маркированную папку для каждой из ваших подкатегорий. Затем положите эти папки в сейф, огнестойкий ящик или другое место, где вы планируете их хранить.
Homey Zen / Margot Cavin
Организуйте домашнее досье
Теперь пришло время для вашей домашней стопки документов. Вы можете организовать свои бумаги без картотечного шкафа, используя папку, коробку с папками, ящики на вашем столе или другое доступное место. Многие люди предпочитают хранить свои домашние документы в папке с различными секциями и карманами. Главные преимущества папки в том, что она не занимает много места, и ее можно хранить и переносить туда, где вам это нужно.
Например, вы можете создать папку с разделами для купонов, ваучеров и подарочных карт; наград и карт лояльности; чеков, на которые вы все еще ссылаетесь, и руководств пользователя, которые вам нужно время от времени проверять. Разделите документы на категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.
Homey Zen / Margot Cavin
Настройте файл действий
Наконец, вы займетесь категорией документов, связанных с действиями. Поскольку эти документы включают пункты, которые необходимо решить, может быть полезно хранить стопки бумаг на открытом воздухе в качестве визуального напоминания для себя, а не прятать их в картотеке. Лоток для входящих на рабочем столе может быть хорошим вариантом для хранения документов, связанных с действиями, но вы также можете просто положить бумаги в папку, которую вы держите доступной.
Вы можете разделить ваши документы по действиям на категории, например, счета, письма, требующие ответа и т. д. Однако часто проще всего сложить все эти бумаги в одну папку и сделать рутиной подшивку по крайней мере раз в неделю. В этот момент вы должны предпринять соответствующие действия для каждого пункта. Затем вы должны переработать или уничтожить те вещи, с которыми вы закончили, и положить все, что вам нужно сохранить, в ваши домашние или архивные файлы. Цель состоит в том, чтобы сделать ваш файл действий как можно меньше.
