Gerenciar documentos importantes e separar a desordem de papéis pode ser uma luta. Então é crucial configurar um sistema funcional de organização de arquivamento doméstico que você realmente usará. Fazer um sistema simples de arquivamento de papel é essencial e deve levar em conta todos os diferentes tipos de papelada que você tem. Além disso, você tem que ficar por dentro de se livrar de papéis que não precisa para agilizar o armazenamento.
Este projeto de organizador de papel ajudará você com a configuração inicial do seu sistema de arquivamento doméstico. Os passos são fáceis de seguir, embora o tempo que você gasta nele possa variar muito dependendo de quanta papelada você precisa classificar e organizar. Ao fazer o esforço inicial, você acabará com um sistema de arquivamento que funciona perfeitamente para você.
Abaixo, aprenda como organizar seus documentos para uma solução de papel de longo prazo em sua casa.
Armário de arquivo, caixa de arquivo ou outro espaço de armazenamento para pastas de arquivo
Caixa à prova de fogo ou cofre (opcional)
Pasta (opcional)
Bandeja de caixa de entrada (opcional)
Instruções
Reúna todos os seus documentos em um só lugar
O primeiro passo para se livrar de papéis rapidamente é reunir toda a sua papelada no mesmo espaço, para que você possa separá-la. Além de tirar papéis de locais óbvios, como gavetas da sua mesa e arquivos, faça uma varredura no resto da sua casa para ter certeza de que você contabilizou tudo, até mesmo papéis antigos com os quais você nunca lidou.
Verifique os lugares comuns onde a papelada pode se acumular, como o balcão da cozinha ou dentro de uma bolsa de trabalho. Leve tudo para um lugar onde você tenha bastante espaço para se espalhar. Separar papéis no chão ou em uma mesa grande pode ser eficaz.
Homey Zen / Margot Cavin
Separe seus papéis em 5 categorias
Agora é hora de separar toda a sua papelada. Organize anos de papelada colocando cada documento em uma dessas cinco categorias de papel: ação, arquivo, doméstico, reciclagem e trituração. Aqui está o que colocar em cada seção:
Ação: Esses são os papéis que você precisa tomar uma ação e depois descartar. Não os confunda com documentos que vão para a categoria de domicílio. Documentos de domicílio são arquivados permanentemente; arquivos de ação são usados uma vez e depois descartados. Exemplos incluem convites, multas de estacionamento, lembretes de compromissos, dever de casa e contas.
Arquivo: Esta categoria inclui documentos que você precisa guardar, mas não precisa consultar mais de uma ou duas vezes por ano. Exemplos são declarações de imposto de renda, registros médicos, registros acadêmicos, escrituras, arrendamentos, garantias e contratos.
Doméstico: São papéis que você usa para manter sua casa (e sua vida) funcionando. Exemplos incluem cupons, receitas, manuais de usuário, recibos para impostos deste ano e documentos para viagens futuras.
Reciclar : São papéis que não se enquadram em nenhuma das categorias acima e não contêm nenhuma informação pessoal. Exemplos incluem correspondência indesejada, envelopes de correspondência em papel, jornais, revistas, dever de casa antigo que você não precisa e envelopes usados.
Destruir: Esta categoria inclui papéis, como correspondências em papel que não se enquadram nas três primeiras categorias, mas contêm informações de identificação pessoal, incluindo ofertas de cartão de crédito, extratos bancários antigos e contas.
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Descarte documentos desnecessários
Agora que você dividiu sua papelada em cinco categorias, você pode liberar espaço descartando os papéis que não precisa. Retire a pilha de reciclagem primeiro, pois isso deve ser fácil e envolver apenas você jogá-la em uma lixeira de reciclagem. Em seguida, destrua os documentos sensíveis dos quais você está se livrando. Se você não tiver uma trituradora, você pode remover a desordem de papel visitando sua copiadora local ou lojas de correspondência para que ela seja triturada na loja. Quando terminar, você só deve ter os papéis que precisa arquivar deixados na sua frente.
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Organizar o arquivo de arquivo
Primeiro, lide com a pilha de papelada do arquivo. Essa pilha pode incluir documentos muito importantes, como seu passaporte ou cartão de previdência social. Então, é ideal colocar esses papéis em uma caixa à prova de fogo ou cofre para protegê-los.
Divida sua pilha de arquivo em subcategorias para uma organização mais eficiente, como documentos acadêmicos, de carro, de emprego, financeiros, de saúde, de seguro, de identificação pessoal e imobiliários. Use uma pasta de arquivo etiquetada para cada uma de suas subcategorias. Em seguida, coloque essas pastas no cofre, na caixa à prova de fogo ou em outro local onde você planeja mantê-las.
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Organizar o arquivo doméstico
Agora é hora da sua pilha de papelada doméstica. Você pode organizar seus papéis sem um arquivo usando um fichário, uma caixa com pastas, gavetas na sua mesa ou outro local acessível. Muitas pessoas preferem manter seus papéis domésticos em um fichário com várias seções e bolsos. Os principais benefícios de um fichário são que ele não ocupa muito espaço e pode ser armazenado e movido para onde você precisar.
Por exemplo, você pode criar um fichário com seções para cupons, vouchers e cartões-presente; cartões de recompensas e fidelidade; recibos que você ainda consulta e manuais do usuário que você precisa verificar ocasionalmente. Divida a papelada em categorias que melhor se encaixem no seu estilo de vida.
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Configurar o arquivo de ação
Por fim, você abordará sua categoria de ação de papelada. Como esses papéis envolvem itens que precisam ser abordados, pode ser útil armazenar pilhas de papel ao ar livre como um lembrete visual para você, em vez de guardá-los em um arquivo. Uma bandeja de caixa de entrada de mesa pode ser uma boa opção para armazenar papelada de ação, mas você também pode simplesmente colocar os papéis em uma pasta de arquivo que você mantém acessível.
Você pode dividir sua papelada de ação em categorias, como contas, cartas que precisam de uma resposta, etc. No entanto, geralmente é mais fácil jogar todos esses papéis no mesmo arquivo e criar uma rotina para arquivá-los pelo menos uma vez por semana. Nesse ponto, você deve tomar a ação apropriada para cada item. Então, você deve reciclar ou destruir os itens que você terminou e colocar tudo o que você precisa manter em seus arquivos domésticos ou de arquivo. O objetivo é manter seu arquivo de ação o menor possível.
