Zarządzanie ważnymi dokumentami i sortowanie bałaganu papierowego może być trudne. Dlatego kluczowe jest stworzenie funkcjonalnego systemu organizacji domowych akt, z którego faktycznie będziesz korzystać. Stworzenie prostego systemu składania papierów jest kluczowe i musi uwzględniać wszystkie rodzaje posiadanych dokumentów. Ponadto musisz być na bieżąco z pozbywaniem się niepotrzebnych papierów, aby usprawnić przechowywanie.
Ten projekt organizera papierów pomoże Ci w początkowej konfiguracji domowego systemu składania dokumentów. Kroki są łatwe do wykonania, chociaż czas, jaki na to poświęcisz, może się znacznie różnić w zależności od ilości dokumentów, które musisz posortować i zorganizować. Wkładając początkowy wysiłek, uzyskasz system składania dokumentów, który będzie działał bezproblemowo.
Poniżej dowiesz się, jak uporządkować dokumenty, aby mieć pewność, że w Twoim domu będzie zawsze pod ręką odpowiednie rozwiązanie.
Szafka na dokumenty, skrzynka na dokumenty lub inne miejsce do przechowywania teczek
Ognioodporne pudełko lub sejf (opcjonalnie)
Segregator (opcjonalnie)
Tacka skrzynki odbiorczej (opcjonalnie)
Instrukcje
Zbierz wszystkie swoje dokumenty w jednym miejscu
Pierwszym krokiem do szybkiego pozbycia się papierów jest zebranie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, aby móc je posortować. Oprócz zabrania dokumentów z oczywistych miejsc, takich jak szuflady biurka i szafki na dokumenty, przeszukaj resztę domu, aby upewnić się, że wziąłeś pod uwagę wszystko, nawet stare dokumenty, z którymi nigdy nie miałeś do czynienia.
Sprawdź typowe miejsca, w których gromadzą się dokumenty, takie jak blat kuchenny lub wnętrze torby roboczej. Przenieś wszystko w jedno miejsce, w którym masz dużo miejsca do rozłożenia. Sortowanie dokumentów na podłodze lub na dużym stole może być skuteczne.
Homey Zen / Margot Cavin
Podziel swoje dokumenty na 5 kategorii
Teraz czas posortować wszystkie dokumenty. Zorganizuj lata dokumentów, umieszczając każdy dokument w jednej z pięciu kategorii papierów: działanie, archiwizacja, gospodarstwo domowe, recykling i niszczenie. Oto, co należy umieścić w każdej sekcji:
Działanie: Są to dokumenty, co do których musisz podjąć działania, a następnie je wyrzucić. Nie myl ich z dokumentami, które trafiają do kategorii dokumentów domowych. Dokumenty domowe są przechowywane na stałe; pliki działań są używane raz, a następnie wyrzucane. Przykłady obejmują zaproszenia, mandaty parkingowe, przypomnienia o spotkaniach, prace domowe i rachunki.
Archiwum: Ta kategoria obejmuje dokumenty, które musisz zachować, ale do których nie musisz się odwoływać częściej niż raz lub dwa razy w roku. Przykładami są zeznania podatkowe, dokumentacja medyczna, dokumentacja akademicka, akty notarialne, umowy najmu, gwarancje i umowy.
Gospodarstwo domowe: Są to dokumenty, których używasz, aby utrzymać dom (i życie) w ruchu. Przykłady obejmują kupony, przepisy, instrukcje obsługi, paragony za tegoroczne podatki i dokumenty dotyczące nadchodzących podróży.
Recykling : Są to papiery, które nie mieszczą się w żadnej z powyższych kategorii i nie zawierają żadnych danych osobowych. Przykłady obejmują pocztę śmieciową, koperty z poczty papierowej, gazety, czasopisma, stare prace domowe, których nie potrzebujesz, i używane koperty.
Niszczenie: Do tej kategorii zaliczają się dokumenty, takie jak korespondencja papierowa, która nie spełnia kryteriów trzech pierwszych kategorii, ale zawiera dane umożliwiające identyfikację osoby, w tym oferty kart kredytowych, stare wyciągi bankowe i rachunki.
Homey Zen / Margot Cavin
Pozbądź się dokumentów, których nie potrzebujesz
Teraz, gdy podzieliłeś swoje dokumenty na pięć kategorii, możesz zrobić trochę miejsca, wyrzucając te, których nie potrzebujesz. Najpierw wyjmij stos papierów do recyklingu, ponieważ powinno to być łatwe i polegać tylko na wrzuceniu ich do pojemnika na odpady do recyklingu. Następnie zniszcz poufne dokumenty, których chcesz się pozbyć. Jeśli nie masz niszczarki, możesz pozbyć się bałaganu papierowego, odwiedzając lokalny punkt kserograficzny lub sklep wysyłkowy, aby zniszczyć je na miejscu. Kiedy skończysz, przed Tobą powinny zostać tylko te papiery, które musisz złożyć.
Homey Zen / Margot Cavin
Zorganizuj plik archiwum
Najpierw zajmij się stosem papierów archiwalnych. Ten stos może zawierać bardzo ważne dokumenty, takie jak paszport lub karta ubezpieczenia społecznego. Dlatego najlepiej jest umieścić te papiery w ognioodpornym pudełku lub sejfie, aby je chronić.
Podziel stos archiwum na podkategorie, aby zapewnić bardziej efektywną organizację, takie jak dokumenty akademickie, samochodowe, dotyczące zatrudnienia, finansowe, zdrowotne, ubezpieczeniowe, identyfikacyjne i dotyczące nieruchomości. Użyj opisanego folderu dla każdej z podkategorii. Następnie umieść te foldery w bezpiecznym, ognioodpornym pudełku lub innym miejscu, w którym planujesz je przechowywać.
Homey Zen / Margot Cavin
Uporządkuj akta gospodarstwa domowego
Teraz czas na stos domowych papierów. Możesz uporządkować swoje papiery bez szafki na dokumenty, używając segregatora, pudełka z folderami, szuflad na biurku lub innego dostępnego miejsca. Wiele osób woli przechowywać swoje domowe papiery w segregatorze z różnymi przegródkami i kieszeniami. Główne zalety segregatora to to, że nie zajmuje dużo miejsca, można go przechowywać i przenosić w dowolne miejsce.
Na przykład możesz utworzyć segregator z sekcjami na kupony, vouchery i karty podarunkowe; karty lojalnościowe i nagrody; paragony, do których nadal się odwołujesz, oraz instrukcje obsługi, które czasami musisz sprawdzić. Podziel dokumenty na kategorie, które najlepiej pasują do Twojego stylu życia.
Homey Zen / Margot Cavin
Skonfiguruj plik akcji
Na koniec zajmiesz się kategorią papierkowej roboty. Ponieważ te papiery obejmują elementy, które należy omówić, pomocne może być przechowywanie stosów papierów na widoku jako wizualnego przypomnienia dla siebie, zamiast chowania ich w szafce na dokumenty. Tacka na dokumenty na pulpicie może być dobrym rozwiązaniem do przechowywania papierkowej roboty, ale możesz również po prostu umieścić papiery w teczce na dokumenty, którą będziesz mieć pod ręką.
Możesz podzielić swoją dokumentację działań na kategorie, takie jak rachunki, listy wymagające odpowiedzi itp. Jednak często najłatwiej jest wrzucić wszystkie te papiery do jednego pliku i uczynić rutyną składanie ich przynajmniej raz w tygodniu. W tym momencie powinieneś podjąć odpowiednie działanie dla każdego elementu. Następnie powinieneś poddać recyklingowi lub zniszczyć elementy, z którymi skończyłeś, i umieścić wszystko, co musisz zachować, w plikach domowych lub archiwalnych. Celem jest utrzymanie pliku działań tak małym, jak to możliwe.
