Gestire documenti importanti e ordinare la carta in disordine può essere una lotta. Quindi è fondamentale impostare un sistema di organizzazione funzionale per l’archiviazione domestica che utilizzerai effettivamente. Creare un semplice sistema di archiviazione cartacea è fondamentale e deve tenere conto di tutti i diversi tipi di documenti che hai. Inoltre, devi stare al passo con l’eliminazione dei documenti di cui non hai bisogno per semplificare l’archiviazione.
Questo progetto di organizzazione della carta ti aiuterà con la configurazione iniziale del tuo sistema di archiviazione domestico. I passaggi sono facili da seguire, anche se il tempo che ci dedichi può variare notevolmente a seconda di quanta documentazione devi esaminare e organizzare. Con lo sforzo iniziale, finirai con un sistema di archiviazione che funziona perfettamente per te.
Di seguito, scopri come organizzare i tuoi documenti per ottenere una soluzione cartacea a lungo termine per la tua famiglia.
Schedario, scatola portadocumenti o altro spazio di archiviazione per cartelle di file
Scatola ignifuga o cassaforte (opzionale)
Legante (facoltativo)
Vassoio della posta in arrivo (opzionale)
Istruzioni
Raccogli tutti i tuoi documenti in un unico posto
Il primo passo per liberarsi rapidamente dalla carta è raggruppare tutti i documenti nello stesso spazio, in modo da poterli ordinare. Oltre a prendere i documenti dai posti più ovvi, come i cassetti della scrivania e gli schedari, fai una scansione del resto della casa per assicurarti di aver tenuto conto di tutto, anche dei vecchi documenti di cui non ti sei mai occupato.
Controlla i luoghi comuni in cui si accumulano documenti, come il tavolo della cucina o dentro una borsa da lavoro. Porta tutto in un punto dove hai molto spazio per stenderlo. Può essere efficace ordinare i documenti sul pavimento o su un tavolo grande.
Homey Zen / Margot Cavin
Separa i tuoi documenti in 5 categorie
Ora è il momento di ordinare tutta la tua documentazione. Organizza anni di scartoffie inserendo ogni documento in una di queste cinque categorie di carta: azione, archivio, casa, riciclo e distruzione. Ecco cosa mettere in ogni sezione:
Azione: questi sono i documenti su cui devi agire e poi scartare. Non confonderli con i documenti che vanno nella categoria famiglia. I documenti famiglia sono archiviati in modo permanente; i file di azione sono usati una volta e poi scartati. Esempi includono inviti, multe per parcheggio, promemoria di appuntamenti, compiti e bollette.
Archivio: questa categoria include documenti che devi conservare ma che non devi consultare più di una o due volte all’anno. Esempi sono dichiarazioni dei redditi, cartelle cliniche, cartelle accademiche, atti, locazioni, garanzie e contratti.
Household: si tratta di documenti che utilizzi per far funzionare la tua casa (e la tua vita). Esempi includono coupon, ricette, manuali utente, ricevute per le tasse di quest’anno e documenti per i prossimi viaggi.
Riciclare : si tratta di documenti che non rientrano in nessuna delle categorie sopra e non contengono informazioni personali. Esempi includono posta indesiderata, buste di posta cartacea, giornali, riviste, vecchi compiti di cui non hai bisogno e buste usate.
Distruggi: questa categoria comprende documenti, come la posta cartacea, che non rientrano nelle prime tre categorie ma contengono informazioni di identificazione personale, tra cui offerte di carte di credito, vecchi estratti conto bancari e bollette.
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Elimina i documenti di cui non hai bisogno
Ora che hai suddiviso la tua documentazione in cinque categorie, puoi liberare un po’ di spazio eliminando i documenti che non ti servono. Per prima cosa, elimina la pila dei documenti da riciclare, perché dovrebbe essere facile e richiederti solo di buttarli in un contenitore per il riciclaggio. Poi, distruggi i documenti sensibili di cui ti stai sbarazzando. Se non hai un distruggidocumenti, puoi rimuovere l’accumulo di carta recandoti presso la tua fotocopiatrice o il tuo centro di distribuzione locale per farli distruggere in negozio. Quando hai finito, dovresti avere solo i documenti che devi archiviare lasciati davanti a te.
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Organizzare il file di archivio
Per prima cosa, affronta la pila di documenti d’archivio. Questa pila può includere documenti molto importanti, come il passaporto o la tessera della previdenza sociale. Quindi è ideale mettere questi documenti in una scatola ignifuga o in una cassaforte per proteggerli.
Suddividi la pila di documenti in sottocategorie per un’organizzazione più efficiente, come documenti accademici, automobilistici, lavorativi, finanziari, sanitari, assicurativi, di identificazione personale e immobiliari. Utilizza una cartella etichettata per ciascuna delle tue sottocategorie. Quindi, metti quelle cartelle nella cassaforte, nella scatola ignifuga o in un altro posto in cui pensi di conservarle.
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Organizzare il fascicolo domestico
Ora è il momento della pila di scartoffie domestiche. Puoi organizzare la tua carta senza un classificatore usando un raccoglitore, una scatola con cartelle, cassetti sulla scrivania o un altro posto accessibile. Molte persone preferiscono conservare la propria carta domestica in un raccoglitore con varie sezioni e tasche. I principali vantaggi di un raccoglitore sono che non occupa molto spazio e può essere conservato e spostato ovunque tu ne abbia bisogno.
Ad esempio, potresti creare un raccoglitore con sezioni per coupon, buoni e carte regalo; carte fedeltà e premi; ricevute a cui fai ancora riferimento e manuali utente che devi controllare di tanto in tanto. Dividi la documentazione in categorie che meglio si adattano al tuo stile di vita.
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Imposta il file di azione
Infine, affronterai la categoria di documenti d’azione. Poiché questi documenti includono elementi che devono essere affrontati, può essere utile conservare pile di documenti in bella vista come promemoria visivo per te stesso, piuttosto che nasconderli in un archivio. Un vassoio per la posta in arrivo sul desktop può essere una buona opzione per conservare i documenti d’azione, ma puoi anche semplicemente mettere i documenti in una cartella di file che tieni a portata di mano.
Potresti dividere la tua documentazione di azione in categorie, come bollette, lettere che necessitano di una risposta, ecc. Tuttavia, spesso è più facile buttare tutti questi documenti nello stesso fascicolo e farne una routine da archiviare almeno una volta alla settimana. A quel punto, dovresti intraprendere l’azione appropriata per ogni elemento. Quindi, dovresti riciclare o distruggere gli elementi di cui hai finito e mettere tutto ciò che devi conservare nei tuoi archivi domestici o di archivio. L’obiettivo è mantenere il tuo fascicolo di azione il più piccolo possibile.
