Gérer des documents importants et trier les papiers encombrés peut être un véritable défi. Il est donc essentiel de mettre en place un système d’organisation de classement domestique fonctionnel que vous utiliserez réellement. Il est essentiel de créer un système de classement papier simple et doit tenir compte de tous les différents types de documents que vous possédez. De plus, vous devez vous débarrasser des papiers dont vous n’avez pas besoin pour rationaliser le stockage.
Ce projet d’organisation de papier vous aidera à configurer votre système de classement à domicile. Les étapes sont faciles à suivre, même si le temps que vous y consacrez peut varier considérablement en fonction de la quantité de documents à trier et à organiser. En faisant l’effort initial, vous vous retrouverez avec un système de classement qui fonctionne parfaitement pour vous.
Ci-dessous, apprenez à organiser vos documents pour une solution papier à long terme dans votre foyer.
Classeur, boîte à dossiers ou autre espace de rangement pour dossiers
Coffre-fort ou boîte ignifuge (en option)
Classeur (facultatif)
Bac de réception (en option)
Instructions
Rassemblez tous vos documents en un seul endroit
La première étape pour désencombrer rapidement vos papiers consiste à rassembler tous vos documents au même endroit, afin de pouvoir les trier. En plus de prendre les papiers des endroits évidents, comme les tiroirs de votre bureau et les classeurs, faites le tour du reste de votre maison pour vous assurer que vous avez tout pris en compte, même les vieux papiers que vous n’avez jamais utilisés.
Vérifiez les endroits habituels où les documents peuvent s’accumuler, comme le comptoir de la cuisine ou l’intérieur d’un sac de travail. Rassemblez le tout dans un seul endroit où vous avez suffisamment d’espace pour vous étaler. Trier les papiers sur le sol ou sur une grande table peut être efficace.
Homey Zen / Margot Cavin
Séparez vos documents en 5 catégories
Il est maintenant temps de trier tous vos documents. Organisez des années de paperasse en classant chaque document dans l’une de ces cinq catégories de papier : action, archive, ménage, recyclage et déchiquetage. Voici ce qu’il faut mettre dans chaque section :
Action : il s’agit des documents sur lesquels vous devez agir puis vous débarrasser. Ne les confondez pas avec les documents qui vont dans la catégorie des documents du ménage. Les documents du ménage sont classés de manière permanente ; les dossiers d’action sont utilisés une fois puis jetés. Les exemples incluent les invitations, les contraventions de stationnement, les rappels de rendez-vous, les devoirs et les factures.
Archives : Cette catégorie comprend les documents que vous devez conserver mais que vous n’avez pas besoin de consulter plus d’une ou deux fois par an. Il peut s’agir par exemple de déclarations de revenus, de dossiers médicaux, de dossiers universitaires, d’actes, de baux, de garanties et de contrats.
Ménage : il s’agit des documents que vous utilisez pour faire fonctionner votre maison (et votre vie). Il peut s’agir par exemple de coupons, de recettes, de manuels d’utilisation, de reçus pour les impôts de cette année et de documents pour les voyages à venir.
Recyclage : il s’agit de papiers qui n’entrent dans aucune des catégories ci-dessus et qui ne contiennent aucune information personnelle. Il peut s’agir par exemple de courriers indésirables, d’enveloppes provenant de courriers papier, de journaux, de magazines, de vieux devoirs dont vous n’avez pas besoin et d’enveloppes usagées.
Déchiqueter : Cette catégorie comprend les papiers, tels que le courrier papier qui n’entre pas dans les trois premières catégories mais qui contiennent des informations d’identification personnelle, notamment des offres de cartes de crédit, d’anciens relevés bancaires et des factures.
Homey Zen / Margot Cavin
Jetez les documents dont vous n’avez pas besoin
Maintenant que vous avez divisé vos documents en cinq catégories, vous pouvez faire de la place en vous débarrassant des papiers dont vous n’avez pas besoin. Commencez par sortir la pile de papiers recyclables, car cela devrait être facile et vous n’aurez qu’à les déposer dans une poubelle de recyclage. Ensuite, déchiquetez les documents sensibles dont vous vous débarrassez. Si vous n’avez pas de déchiqueteur, vous pouvez vous débarrasser du fouillis de papier en vous rendant dans votre magasin de photocopie ou de courrier local pour les faire déchiqueter en magasin. Lorsque vous avez terminé, il ne vous restera que les papiers que vous devez classer devant vous.
Homey Zen / Margot Cavin
Organiser le fichier d’archive
Commencez par vous attaquer à la pile de documents d’archives. Cette pile peut contenir des documents très importants, comme votre passeport ou votre carte de sécurité sociale. L’idéal est donc de placer ces papiers dans une boîte ou un coffre ignifuge pour les protéger.
Divisez votre pile d’archives en sous-catégories pour une organisation plus efficace, telles que les documents académiques, automobiles, professionnels, financiers, de santé, d’assurance, d’identification personnelle et immobiliers. Utilisez un dossier étiqueté pour chacune de vos sous-catégories. Ensuite, placez ces dossiers dans le coffre-fort, la boîte ignifuge ou un autre endroit où vous prévoyez de les conserver.
Homey Zen / Margot Cavin
Organiser le dossier du ménage
Il est maintenant temps de vous occuper de votre pile de papiers ménagers. Vous pouvez organiser vos papiers sans classeur en utilisant un classeur, une boîte avec des dossiers, des tiroirs sur votre bureau ou un autre endroit accessible. De nombreuses personnes préfèrent conserver leurs papiers ménagers dans un classeur avec différentes sections et pochettes. Les principaux avantages d’un classeur sont qu’il ne prend pas beaucoup de place et qu’il peut être stocké et déplacé là où vous en avez besoin.
Par exemple, vous pouvez créer un classeur avec des sections pour les coupons, les bons d’achat et les cartes cadeaux, les cartes de fidélité et de récompense, les reçus auxquels vous faites encore référence et les manuels d’utilisation que vous devez consulter de temps en temps. Divisez les documents en catégories qui correspondent le mieux à votre style de vie.
Homey Zen / Margot Cavin
Configurer le fichier d’action
Enfin, vous vous occuperez de votre catégorie de documents d’action. Étant donné que ces documents concernent des éléments qui doivent être traités, il peut être utile de stocker des piles de papiers à l’air libre comme rappel visuel pour vous-même, plutôt que de les ranger dans un classeur. Un bac de réception de bureau peut être une bonne option pour stocker les documents d’action, mais vous pouvez également simplement placer les documents dans un dossier que vous gardez à portée de main.
Vous pouvez diviser vos documents d’action en catégories, comme les factures, les lettres qui nécessitent une réponse, etc. Cependant, il est souvent plus facile de mettre tous ces documents dans le même dossier et de prendre l’habitude de les classer au moins une fois par semaine. À ce stade, vous devez prendre les mesures appropriées pour chaque élément. Ensuite, vous devez recycler ou déchiqueter les éléments dont vous avez fini et placer tout ce que vous devez conserver dans vos dossiers ménagers ou vos archives. L’objectif est de garder votre dossier d’action aussi petit que possible.
