Gestionar documentos importantes y ordenar el desorden de papeles puede ser una tarea ardua. Por eso, es fundamental crear un sistema de organización de archivos en casa funcional que realmente vayas a utilizar. Crear un sistema de archivos de papel sencillo es fundamental y debe tener en cuenta todos los diferentes tipos de documentos que tienes. Además, tienes que estar al tanto de deshacerte de los papeles que no necesitas para agilizar el almacenamiento.
Este proyecto de organizador de papeles te ayudará con la configuración inicial de tu sistema de archivos en casa. Los pasos son fáciles de seguir, aunque el tiempo que le dediques puede variar mucho según la cantidad de papeles que necesites clasificar y organizar. Si haces el esfuerzo inicial, acabarás teniendo un sistema de archivos que funcione a la perfección para ti.
A continuación, aprenda cómo organizar sus documentos para tener una solución en papel a largo plazo en su hogar.
Archivador, caja de archivos u otro espacio de almacenamiento para carpetas de archivos
Caja fuerte o caja fuerte ignífuga (opcional)
Carpeta (opcional)
Bandeja de entrada (opcional)
Instrucciones
Reúne todos tus documentos en un solo lugar
El primer paso para deshacerse rápidamente de los papeles es reunirlos en un mismo espacio para poder ordenarlos. Además de sacar los papeles de lugares obvios, como los cajones del escritorio y los archivadores, haga un barrido del resto de la casa para asegurarse de tener todo en orden, incluso los papeles viejos con los que nunca se ha ocupado.
Revisa los lugares donde se acumulan los papeles con más frecuencia, como la encimera de la cocina o dentro de una bolsa de trabajo. Llévalos todos a un solo lugar donde tengas mucho espacio para distribuirlos. Ordenar los papeles en el suelo o sobre una mesa grande puede ser una buena opción.
Homey Zen / Margot Cavin
Separa tus documentos en 5 categorías
Ahora es el momento de ordenar todos tus papeles. Organiza años de papeles colocando cada documento en una de estas cinco categorías de papel: acción, archivo, hogar, reciclaje y destrucción. Esto es lo que debes colocar en cada sección:
Acción: Estos son los documentos sobre los que debe tomar medidas y luego desecharlos. No los confunda con los documentos que van en la categoría de documentos del hogar. Los documentos del hogar se archivan de forma permanente; los archivos de acción se usan una vez y luego se desechan. Algunos ejemplos incluyen invitaciones, multas de estacionamiento, recordatorios de citas, tareas y facturas.
Archivo: Esta categoría incluye documentos que debes conservar pero que no necesitas consultar más de una o dos veces al año. Algunos ejemplos son declaraciones de impuestos, registros médicos, registros académicos, escrituras, contratos de alquiler, garantías y contratos.
Artículos del hogar: son los documentos que utilizas para mantener tu casa (y tu vida) en funcionamiento. Algunos ejemplos son cupones, recetas, manuales de usuario, recibos de impuestos de este año y documentos para viajes futuros.
Reciclar : son papeles que no entran en ninguna de las categorías anteriores y que no contienen información personal. Algunos ejemplos son el correo basura, los sobres de correo postal, los periódicos, las revistas, los deberes viejos que no necesitas y los sobres usados.
Triturar: Esta categoría incluye papeles, como correo en papel, que no entran en las primeras tres categorías pero que sí contienen información de identificación personal, incluidas ofertas de tarjetas de crédito, extractos bancarios antiguos y facturas.
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Descarta los documentos que no necesitas
Ahora que ha dividido su documentación en cinco categorías, puede liberar espacio desechando los papeles que no necesita. Saque primero la pila de reciclaje, ya que esto debería ser fácil y solo implicaría arrojarla a un contenedor de reciclaje. A continuación, destruya los documentos confidenciales de los que se está deshaciendo. Si no tiene una trituradora, puede eliminar el desorden de papeles visitando su fotocopiadora local o las tiendas de correo para que los destruyan allí. Cuando haya terminado, solo debería tener los papeles que necesita archivar frente a usted.
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Organizar el archivo
En primer lugar, aborde la pila de documentos archivados. Esta pila puede incluir documentos muy importantes, como su pasaporte o su tarjeta de seguridad social. Por lo tanto, lo ideal es colocar estos documentos en una caja o caja fuerte ignífuga para protegerlos.
Divida su pila de archivos en subcategorías para una organización más eficiente, como documentos académicos, de automóviles, laborales, financieros, de salud, de seguros, de identificación personal y de bienes raíces. Use una carpeta de archivos etiquetada para cada una de sus subcategorías. Luego, coloque esas carpetas en la caja fuerte a prueba de fuego o en otro lugar donde planee guardarlas.
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Organizar el archivo del hogar
Ahora es el momento de organizar los papeles de tu casa. Puedes organizarlos sin necesidad de un archivador utilizando una carpeta, una caja con carpetas, cajones en tu escritorio u otro lugar accesible. Muchas personas prefieren guardar los papeles de tu casa en una carpeta con varias secciones y bolsillos. Las principales ventajas de una carpeta son que no ocupa mucho espacio y se puede guardar y trasladar a donde la necesites.
Por ejemplo, podría crear una carpeta con secciones para cupones, vales y tarjetas de regalo; tarjetas de recompensa y de fidelidad; recibos que todavía consulta y manuales de usuario que necesita consultar de vez en cuando. Divida la documentación en categorías que se adapten mejor a su estilo de vida.
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Configurar el archivo de acción
Por último, deberás ocuparte de la categoría de acciones que debes llevar a cabo. Como estos documentos incluyen elementos que deben abordarse, puede resultar útil guardar pilas de papeles a la vista como recordatorio visual, en lugar de guardarlos en un archivador. Una bandeja de entrada en el escritorio puede ser una buena opción para guardar los documentos que debes llevar a cabo, pero también puedes colocarlos en una carpeta a la que puedas acceder fácilmente.
Puede dividir la documentación de sus acciones en categorías, como facturas, cartas que necesitan una respuesta, etc. Sin embargo, suele ser más fácil tirar todos estos documentos en el mismo archivo y adoptar la rutina de archivarlos al menos una vez por semana. En ese momento, debe tomar la acción adecuada para cada elemento. Luego, debe reciclar o triturar los elementos que ya no use y colocar todo lo que necesite conservar en sus archivos domésticos o de archivo. El objetivo es mantener su archivo de acciones lo más pequeño posible.
