So beseitigen Sie ein für alle Mal das Papierchaos

Sammeln Sie alle Ihre Unterlagen an einem Ort

Der erste Schritt zum schnellen Entrümpeln von Papier ist, alle Ihre Unterlagen an einem Ort zu sammeln, damit Sie sie sortieren können. Nehmen Sie nicht nur Papiere aus offensichtlichen Orten wie Ihren Schreibtischschubladen und Aktenschränken mit, sondern gehen Sie auch in Ihrem restlichen Zuhause auf die Suche, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, auch alte Papiere, die Sie nie gelesen haben.

Überprüfen Sie häufige Orte, an denen sich Papierkram ansammeln kann, wie z. B. die Küchentheke oder eine Arbeitstasche. Bringen Sie alles an einen Ort, an dem Sie viel Platz zum Ausbreiten haben. Das Sortieren von Papieren auf dem Boden oder einem großen Tisch kann effektiv sein.

Teilen Sie Ihre Unterlagen in 5 Kategorien ein

Jetzt ist es an der Zeit, alle Ihre Unterlagen zu sortieren. Ordnen Sie jahrelangen Papierkram, indem Sie jedes Dokument einer dieser fünf Papierkategorien zuordnen: Aktion, Archiv, Haushalt, Recycling und Schreddern. Folgendes gehört in jeden Abschnitt:

• Aktion: Dies sind die Papiere, die Sie bearbeiten und dann entsorgen müssen. Verwechseln Sie diese nicht mit Dokumenten, die in die Kategorie „Haushalt“ fallen. Haushaltsdokumente werden dauerhaft abgelegt; Aktionsdateien werden einmal verwendet und dann entsorgt. Beispiele sind Einladungen, Strafzettel, Terminerinnerungen, Hausaufgaben und Rechnungen.
• Archiv: Diese Kategorie umfasst Dokumente, die Sie aufbewahren müssen, auf die Sie aber nicht öfter als ein- oder zweimal im Jahr zurückgreifen müssen. Beispiele sind Steuererklärungen, Krankenakten, akademische Unterlagen, Urkunden, Mietverträge, Garantien und Verträge.
• Haushalt: Dies sind Papiere, die Sie für den Haushalt (und das Leben) benötigen. Beispiele hierfür sind Gutscheine, Rezepte, Benutzerhandbücher, Quittungen für die diesjährige Steuererklärung und Dokumente für bevorstehende Reisen.
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  Recyceln : Dies sind Papiere, die in keine der oben genannten Kategorien fallen und keine persönlichen Informationen enthalten. Beispiele hierfür sind Werbepost, Briefumschläge aus der Papierpost, Zeitungen, Zeitschriften, alte Hausaufgaben, die Sie nicht mehr brauchen, und gebrauchte Briefumschläge.
• Schreddern: Diese Kategorie umfasst Papiere, z. B. Papierpost, die nicht in die ersten drei Kategorien fällt, aber personenbezogene Daten enthält, darunter Kreditkartenangebote, alte Kontoauszüge und Rechnungen.

Entsorgen Sie Dokumente, die Sie nicht benötigen

Nachdem Sie Ihren Papierkram in die fünf Kategorien unterteilt haben, können Sie Platz schaffen, indem Sie die Papiere, die Sie nicht mehr brauchen, entsorgen. Entfernen Sie zuerst den Papierstapel aus dem Recycling-Stapel, da dies einfach sein sollte und Sie ihn nur in einen Recycling-Behälter werfen müssen. Schreddern Sie als Nächstes die vertraulichen Dokumente, die Sie entsorgen möchten. Wenn Sie keinen Aktenvernichter haben, können Sie Papierkram beseitigen, indem Sie Ihren örtlichen Kopier- oder Postdienst aufsuchen und ihn dort schreddern lassen. Wenn Sie fertig sind, sollten nur noch die Papiere übrig sein, die Sie abheften müssen.

Organisieren der Archivdatei

Nehmen Sie sich zuerst den Archivstapel mit den Unterlagen vor. Dieser Stapel kann sehr wichtige Dokumente enthalten, wie Ihren Reisepass oder Ihre Sozialversicherungskarte. Daher ist es ideal, diese Papiere zum Schutz in eine feuerfeste Box oder einen Safe zu legen.

Teilen Sie Ihren Archivstapel für eine effizientere Organisation in Unterkategorien auf, z. B. akademische, Auto-, Arbeits-, Finanz-, Gesundheits-, Versicherungs-, Personalausweis- und Immobiliendokumente. Verwenden Sie für jede Ihrer Unterkategorien einen beschrifteten Aktenordner. Legen Sie diese Ordner dann in den Safe, eine feuerfeste Box oder an einen anderen Ort, an dem Sie sie aufbewahren möchten.

Ordnen Sie die Haushaltsakte

Jetzt ist es Zeit für Ihren Haushaltspapierstapel. Sie können Ihre Papiere auch ohne Aktenschrank organisieren, indem Sie einen Ordner, eine Schachtel mit Ordnern, Schubladen auf Ihrem Schreibtisch oder einen anderen leicht zugänglichen Ort verwenden. Viele Menschen ziehen es vor, ihre Haushaltspapiere in einem Ordner mit verschiedenen Abschnitten und Taschen aufzubewahren. Die Hauptvorteile eines Ordners bestehen darin, dass er nicht viel Platz einnimmt und aufbewahrt und dorthin gebracht werden kann, wo Sie ihn brauchen.

Sie könnten beispielsweise einen Ordner mit Abschnitten für Coupons, Gutscheine und Geschenkkarten, Prämien- und Treuekarten, Quittungen, die Sie immer noch benötigen, und Benutzerhandbücher, die Sie gelegentlich lesen müssen, erstellen. Teilen Sie die Unterlagen in Kategorien ein, die am besten zu Ihrem Lebensstil passen.

Einrichten der Aktionsdatei

Zum Schluss kümmern Sie sich um die Unterlagen Ihrer Aktionskategorie. Da es sich bei diesen Unterlagen um Dinge handelt, die bearbeitet werden müssen, kann es hilfreich sein, Papierstapel offen als visuelle Erinnerung für sich selbst aufzubewahren, anstatt sie in einem Aktenschrank zu verstauen. Ein Posteingangsfach auf dem Schreibtisch kann eine gute Option zum Aufbewahren von Aktionsunterlagen sein, aber Sie können die Unterlagen auch einfach in einen Aktenordner legen, den Sie jederzeit leicht erreichen.

Sie könnten Ihre Unterlagen in Kategorien einteilen, wie etwa Rechnungen, Briefe, die beantwortet werden müssen, usw. Oft ist es jedoch am einfachsten, alle diese Papiere in dieselbe Akte zu werfen und es sich zur Gewohnheit zu machen, sie mindestens einmal pro Woche abzuheften. An diesem Punkt sollten Sie für jeden Gegenstand die entsprechende Aktion durchführen. Dann sollten Sie die Gegenstände, die Sie nicht mehr brauchen, recyceln oder schreddern und alles, was Sie behalten müssen, in Ihren Haushalts- oder Archivordner legen. Das Ziel ist, Ihre Aktenablage so klein wie möglich zu halten.